CONTROL DALAM MANAGEMENT

OKTIVIANI

3 PA 08

15512588

DEFINISI CONTROL DALAM MANAGEMENT

Control (Pengendalian) merupakan salah satu fungsi manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, pengaturan staff, dan mengarahkan. Mengendalikan merupakan fungsi penting karena membantu untuk memeriksa kesalahan dan mengambil tindakan korektif sehingga meminimalkan penyimpangan dari standar dan mengatakan bahwa tujuan organisasi telah tercapai dengan cara yang baik.

Menurut Robert J. Mockler, control dalam management merupakan upaya sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja dengan standar yang telah ditentukan, rencana, atau tujuan untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan mungkin untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk melihat bahwa manusia dan sumber daya perusahaan lainnya yang digunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien mungkin dalam mencapai tujuan perusahaan.

TUJUAN ADANYA CONTROL (PENGENDALIAN)

Tujuan utama dari pengendalian adalah untuk mencegah adanya penyimpangan atau setidaknya memperkecil kesalahan yang mungkin akan terjadi. Sehingga tujuan yang telah ditetapkan  dapat tercapai dengan baik.

ELEMEN DASAR DALAM SISTEM PENGENDALIAN

1.     Karakteristik atau kondisi yang akan dikontrol

Karakteristik berupa output dari sistem dalam tahap pemrosesan atau  suatu kondisi yang merupakan hasil dari sistem.

2.    Sensor

Sarana untuk mengukur karakteristik atau kondisi. Sebagai contoh dalam sistem kontrol pengukuran kualitas dapat diandaikan oleh inspeksi visual dari produk.

3.    Komparator

Menentukan kebutuhan koreksi dengan membandingkan apa yang terjadi dengan apa yang telah direncanakan. Beberapa penyimpangan dari rencana adalah biasa dan diharapkan, tetapi ketika berada di luar variasi yang dapat diterima tindakan korektif diperlukan. Ini melibatkan semacam tindakan pencegahan yang menunjukkan bahwa kontrol yang baik sedang dicapai.

4.    Aktivator

Tindakan korektif untuk mengembalikan sistem ke output yang diharapkan. Contohnya adalah seorang karyawan diarahkan ulang untuk bagian-bagian yang gagal lulus pemeriksaan mutu. Selama rencana dilakukan dalam batas-batas yang diijinkan tindakan korektif tidak diperlukan.

PRINSIP-PRINSIP PENGENDALIAN

1.     Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah diukur. Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang harus diselesaikan oleh staf.

2.    Fungsi pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

3.    Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja staf akan terus dinilai oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan reward kepada mereka yang dianggap mampu bekerja.

MANFAAT PENGENDALIAN DALAM MANAGEMENT

a)    Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilakukan oleh staf, apakah sesuai dengan standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.

b)   Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

c)    Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.

d)   Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.

e)   Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan atau diberikan pelatihan lanjutan.

PENTINGNYA PENGENDALIAN DALAM SEBUAH MANAGEMENT

 

1.     Perubahan lingkungan organisasi

Berbagai perubahan lingkungan organisasi yang terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru maka melalui pengawasan lah dapat mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.

2.    Peningkatan kompleksitas organisasi

Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

3.    Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan

Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.

4.    Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang

Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.

5.    Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.

Jadi suatu organisasi akan berjalan semakin baik dari waktu ke waktu bila setiap orang yang bersangkutan dapat mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengendalian atau pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengendalian atau pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.

Sumber     :

Richard Arvid Johnson (1976). Management, systems, and society : an introduction. Pacific Palisades, Calif.: Goodyear Pub. Co. pp. 148–142. Dari: http://en.wikipedia.org/wiki/Control_%28management%29, 24 November 2013

Samuel Eilon (1979). Management control. Boston, Mass.: Harvard Business School Press. Dari: http://en.wikipedia.org/wiki/Control_%28management%29, 24 November 2013